სასტუმროს მენეჯმენტი

თემა 11

ფინანსური კონტროლი და საინფორმაციო მენეჯმენტი

როგორც დეპარტამენტი, ფინანსური მენეჯმენტი სასტუმროში გაცილებით უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე ამის სიტყვებით გადმოცემა შეიძლება. მას ბევრნაირი სახელი აქვს, თუმცა ძირითადად ცნობილია, როგორც „მაკონტროლებელი“. ძირითად დიდ სასტუმროებში მთავარი ფინანსური ოფიცერი ანუ მაკონტროლებელი ეკუთვნის სასტუმროს იერარქიის ორ–სამ უმაღლესი რანგის გადაწყვეტილების მიმღები პირების რიცხვს. მისი საქმიანობის მნიშვნელობაზე მეტყველებს ის ფაქტი, რომ სასტუმროს ბევრმა ტრადიციულმა დეპარტამენტმა განიცადა რეორგანიზაცია იმგვარად, რომ მათი ფუნქციების დიდი ნაწილი ამჟამად მაკონტროლებლის ოფისის პასუხისმგებლობის ქვეშაა.  ამის საუკეთესო მაგალითია ფრონტ–ოფისი, სადაც წარსულში ფრონტ–ოფისის მენეჯერი ზედამხედველობდა ღამის აუდიტის სტაფის, მოლარის და სხვა კლერკების საქმიანობას. ამჟამად კი, სასტუმროები ღამის აუდიტის და მოლარის მოვალეობებს გადასცემენ აღრიცხვის ოფისს, რომელიც ექვემდებარება სასტუმროს მაკონტროლებლის კონტროლს.

სასტუმროს ფინანსური აღმასრულებელი

განთავსების ოპერირებების უფროს ფინანსურ აღმასრულებელს სხვადასხვა ტიტულს ანიჭებენ, მათ შორის – მაკონტროლებელი, აღრიცხვის უფროსი ოფიცერი, ვიცე–პრეზიდენტი აღრიცხვაში და უფროსი ფინანსური ოფიცერი. უფრო ხშირად გვხვდება ტიტული – მაკონტროლებელი.

განთავსების ფინანსური აღმასრულებელი ისტორიულად განიხილებოდა როგორც ბუღალტერი, რომელიც ამზადებდა დინანსურ ანგარიშებს. ამჟამად კი მაკონტროლებელი გადაიქცა სასტუმროს მენეჯმენტის გუნდის სრულუფლებიან წევრად.

კვლევებით დადგენილია, რომ განთავსების ფინანსური აღმასრულებლის საშუალო ასაკი 40 წელია, 80% მამაკაცია, 68%–ს აქვს ბაკალავრის წოდება, 8%–ს მაგისტრის, 56%–ს მიღებული აქვს ბუღალტრის განათლება, 53%–ს აქვს 10–15 წლიანი მუშაობის გამოცდილება, შრომის წლიური ანაზღაურება შეადგენს საშუალოდ $50,000.

უნარები და ცოდნა.

ფინანსური აღმასრულებლისათვის საჭირო უნარების კრებული მოიცავს როგორც ტექნიკურ, ისე ლიდერობის უნარებს. ტექნიკური უნარები მოიცავს – ტექნოლოგიებს, ნაღდი ფულის მენეჯმენტს, შედა კონტროლს და სტატისტიკას. ყველაზე მნიშვნელოვანი ლიდერობის უნარებია – ქვემდგომებისადმი ნდობა, ხედვის ჩამოყალიბება, საიმედოობა, პასუხისმგებლობა და ანგარიშვალდებულება.

ფინანსურ აღმასრულებლებს, როგორც წესი, აქვთ მოვალეობა: ხელი მოაწერონ ანგარიშებს, გააგრძელონ კრედიტი და  დათანხმდნენ შესყიდვებზე. მათ რიგ შემთხვევებში ასევე, აქვთ უფლება მოახდინონ სახსრების ინვესტირება, შეცვალონ ფასები და ისესხონ თანხები. მათ პასუხისმგებლობაში შედის მისაღები და გადასარიცხი თანხების, საერთო აღრიცხვის, ღამის აუდიტორების, ნაღდი ფულის, სასტუმროს უსაფრთხოებისადმი ანგარიშვალდებული კომპიუტერების მენეჯმენტი, რისკების მენეჯმენტი, ინვესტიციები და შიდა აუდიტორები. და ბოლოს, ფინანსურ აღმასრულებლები არიან სასტუმროების აღმასრულებელი, სტრატეგიული დაგეგმვის, ტრენინგის და რისკების მენეჯმენტის კომიტეტების წევრები.

ბიუჯეტის შედგენა და პროგნიზირება

ფინანსურ პროგნოზირებას და ბიუჯეტებს შეუძლიათ გაამყარონ მენეჯმენტის კონტროლი სასტუმროს საოპერაციო ხარჯებზე და დაეხმაროს მისი მომგებიანობის განსაზღვრაში. კერძოდ, პროგნოზირება აძლევს მეპატრონეებს გაყიდვების სავარაუდო დონის თაობაზე ინფორმაციას, ხოლო ბიუჯეტი აფრთხილებს მეპატრონეებსა და ოპერატორებს მოახლოებული მნიშვნელოვანი ხარჯების, ან შემოსავლების მოსალოდნელი კლების თაობაზე. ორივე ერთად, პროგნოზირება და ბიუჯეტის შედგენა, შესაძლებელია გახდეს ნიმუში გაყიდვების პროგრამისათვის, სააღმასრულებლო–საკომპენსაციო პრემიებისათვის, მენეჯმენტის შრომის ანაზღაურებისათვის და კაპიტალური ხარჯებისათვის.

მთავარი სხვაობა პროგნოზირებასა და ბიუჯეტის შედგენას შორის მდგომარეობს იმაში, რომ ბიუჯეტის შედგენა განიხილება როგორც პროცესი, რომელიც ფარავს დროის უფრო გრძელ პერიოდს, ვიდრე პროგნიზირება. ბიუჯეტის შედგენა ხშირად ხდება ფორმალური, გრძელვადიანი გეგმის გამოსახულება ფულში, მაგალითად: სასტუმროს შემოსავლებისა და ხარჯების პროგნოზირება 24 თვის განმავლობაში.

მეორეს მხრივ, პროგნოზები საერთოდ მზადდება სასტუმროს სტაფის დონის განსასაზღვრად და შესაძლოა ფარავდეს 7–10 დღიან პერიოდს. გრძელვადიანი ბიუჯეტი წარმოადგენს სტრატეგიული დაგეგმვის ნაწილს. იგი შეიძლება გულისხმობდეს რამოდენიმე წლიან ფინანსურ პროექტს, მენეჯმენტის კოორდინირებულ პოლიტიკას და კონტროლისა და კორექციის მექანიზმს, რაც იძლევა არსებული შედეგების შედარების საშუალებას დაგეგმილთან და საჭიროების შემთხვევაში საკორექციო ნაბიჯების განხორციელებას.

სასტუმროს მაკონტროლებელი

მაკონტროლებელი არის აღრიცხვის დეპარტამენტზე მთელი პასუხისმგებლობის მქონე მენეჯერი. ეს აღმასრულებელი თავისი როლის შესრულებისას უნდა ფლობდეს სასტუმროს ოპერირებას და კარგად იცოდეს, თუ რას აკეთებს თითოეული დეპარტამენტი. ისევე როგორც სხვა მენეჯერები, მაკონტროლებელიც უნდა ფლობდეს ისეთივე უნარებს.

მაკონტროლებლის პასუხისმგებლობის სფეროები ასეთია:

·         სასტუმროს უსაფრთხოება

·         მისაღები თანხები

·         გადასახდელი თანხები

·         საერთო ფინანსური აღრიცხვა

·         თანხების მოძრაობა

·         ღამის აუდიტორები

·         მოლარეები

·         საკვების კონტროლი

·         კომპიუტერები: აღრიცხვა

·         კომპიუტერები: ფრონტ-ოფისი და ბრონირება

·         შესყიდვები

·         საქონლის მიღება

·         დასაწყობება (ინვენტარის)

·         გადასახადების გადახდა

·         რისკის მენეჯმენტი

·         ნაღდი ფულის მენეჯმენტი

·         სასმელის კონტროლი

·         ინვესტიციები

·         შიდა აუდიტორები

ამგვარად, მაკონტროლებელი არის ადმინისტრატორი. იგი ზედამხედველობს აღრიცხვის ფუნქციებს, მათ შორის თანხების ბრუნვას, შესყიდვებსა და აუდიტს. მაკონტროლებელს უნდა რომ იცოდეს თუ რა პროცედურებს მიყვებიან და რა ვადებს იცავენ. იგი კითხულობს, თუ რა ხდება სასტუმროს ყველა დეპარტამენტში. შევიდა მთელი ფული ბანკში და არის საკმარისი კონტრაქტორებისა და სტაფის გასასტუმრებლად? და კიდევ უამრავი სხვა კითხვა. აღრიცხვა ეხება სასტუმროს ოპერირების თითქმის ყველა ასპექტს და მაკონტროლებელი მეთვალყურეობს ყოველივე ამას.

მაკონტროლებელი არის მრჩეველი, რაც გულისხმობს იმას, რომ იგი აწვდის ინფორმაციას და რეკომენდაციებს სასტუმროს ყველა დეპარტამენტს. მოცემული ინფორმაციის შესახებ, აღრიცხვის დეპარტამენტი აკეთებს ყველა სხვა დეპარტამენტზე მეტ ანგარიშებს. ყოველდღიური ანგარიშები აჩვენებს მენეჯმენტს გაყიდვების, დასაქმების და შესყიდვების მდგომარეობას. ფინანსური ანგარიშები, მათ შორის ბალანსი და შემოსავლების ანგარიში, პერიოდულად მზადდება აღრიცხვის დეპარტამენტში.

მაკონტროლებელი მზად უნდა იყოს იმისათვის, რომ განიხილოს ანგარიშები მენეჯერთან ან მეპატრონესთან ერთად და გამოიტანოს დასკვნები წარდგენილი რიცხვებიდან და პროცენტებიდან. სასტუმროში ტარდება რიგი თათბირებისა, რომლებზეც მაკონტროლებელი ახსენებს ფინანსურ და ოპერირების შედეგების შესახებ. ამ თათბირებზე მაკონტროლებელი წარმოადგენს ოპერირების სრულყოფისათვის რეკომენდაციებისა და შეთავაზებების გენერირების პროცესის ნაწილს. როდესაც მეპატრონე ეწვევა ხოლმე სასტუმროს, იგი როგორც წესი აწყობს თათბირს ფინანსური შედეგებისა და მაღალი მომგებიანობის მიღწევისათვის გაწეული ძალისხმევის  თაობაზე. ხშირად მაკონტროლებელს უწევს სხვა დეპარტამენტის სტაფის თათბირებზე დასწრება, როდესაც განიხილება დეპარტამენტის ხარჯების შემცირების საკითხები. ამგვარად, როდესაც  სხვები განიხილავენ აღრიცხვის დეპარტამენტის მიერ მიწოდებულ ინფორმაციას, მაკონტროლებელი სთავაზობს რჩევას მდგომარეობის გასაუმჯობესებლად.

მაკონტროლებელი ასევე ტექნიკოსიცაა. იგი უნდა ფლობდეს აღრიცხვის ინფორმაციას დებიტისა და კრედიტის თაობაზე. მიუხედავად იმისა, ერთი ადამიანი მუშაობს აღრიცხვის დეპარტამენტში, თუ თორმეტი – მაკონტროლებელი ვალდებულია შეასრულოს მთელი სამუშაო. ხშირად აუცილებელი ხდება მის მიერ თანამშრომელთა დახმარება და მისი უშუალო მონაწილეობა აღრიცხვის ყველა ფუნქციაში. საერთოდ, აღრიცხვის დეპარტამენტის ფუნქციონირება მოითხოვს ძალიან დიდ ძალისხმევას.

წარმატებული ბიზნესები ამზადებენ ფინანსურ გეგმას, ანუ ბიუჯეტს, რომლითაც ოპერირებენ. რაც უფრო მეტად რეალისტური და დეტალურია გეგმა, მით უფრო უკეთესია ოპერირებისათვის. ბიუჯეტთა უმეტესობა მზადდება წლიურად, თვიური დეტალური დანაწევრებით. მაკონტროლებელი არის დამგეგმავი და ის ადამიანი, ვინც ამზადებს ბიუჯეტს – ანუ, უფრო სწორედ, კოორდინირებას უწევს სასტუმროს ძალისხმევას დეპარტამენტების ბიუჯეტების მომზადებაში, მათი კონსოლიდაციით ერთ მთავარ დოკუმენტად. საერთოდ, ბიუჯეტი არაა ძნელი მომსამზადებელი, მაგრამ იგი მოითხოვს დიდ დროს.

მაკონტროლებელი არის განმანათლებელიც. ყველა მენეჯერს აქვს თავისი თანამშრომლების წვრთნისა და ინსტრუქტაჟის ვალდებულება და არც მაკონტროლებელია გამონაკლისი. ნათელია, რომ აღრიცხვის სტაფი თავისი სამსახურებრივი მოვალეობების შესასრულებლად უნდა იყოს საქმის მცოდნე და ეს  უნდა უზრუნველყოს მაკონტროლებელმა. მაკონტროლებელმა სასტუმროს მთელ სტაფს უნდა გააგებინოს მისი საქმიანობის მნიშვნელობა სასტუმროს წარმატებული ოპერირებისათვის. და ბოლოს, მაკონტროლებელი უნდა იყოს მენტორიც. ისინი უნდა მონაწილეობდნენ ადამიანების განვითარებაში და წინსვლაში. აღრიცხვის დეპარტამენტის სტაფი უნდა გრძნობდეს ახალ გამოწვევებს და მუდმივად იყოს დაინტერესებული. მაკონტროლებელი უნდა აწვდიდეს მენეჯერებს ინფორმაციას პოტენციის მქონე მუშაკების თაობაზე.

სასტუმროს ფინანსური  აღრიცხვის ამოცანები ასევე უნდა მოიცავდეს:

·         ყველა სხვა დეპარტამენტთან პროფესიონალურ მუშაობას;

·         ვადების დაცვასა და პერიოდული ანგარიშების მომზადებას;

·         შიდა და გარე აუდიტში უმაღლესი შედეგების მიღწევას;

·         მოქმედი მენეჯერების ტრენინგს მათი დეპარტამენტების ფინანსურ ასპექტებში;

·         საწყობების უზრუნველყოფას შესაბამისი სარეზერვო რაოდენობით;

·         ოფისში წესრიგისა და პრეზენტაბელურობის უზრუნველყოფას;

·         კითხვებზე პასუხის გაცემისა და პრობლემების მოგვარებაში დახმარებისათვის მზადყოფნას.

ამ ტიპის დამოკიდებულებით პროდუქტისა და მომსახურებისადმი, პრაქტიკულად არ არსებობს შეზღუდვა იმაზე, თუ რისი გაკეთება შეუძლია დეპარტამენტს თავისი მომხმარებლებისათვის. არც თუ ისე ადვილია მაკონტროლებლის ყოველდღიური რუტინული საქმიანობის აღწერა. ეს თანამდებობა მოითხოვს მუდმივ ჩართულობას საქმიანობაში. ისევე როგორც სასტუმროს სხვა ასპექტები, სცენარი მუდმივად იცვლება, სტუმრები გამუდმებით შემოდიან და გადიან, რესტორნები იღებიან და იხურებიან, ტელეფონი რეკავს 24 საათის განმავლობაში. ყოველ დღეს მოაქვს ახალი გამოწვევები და შესაძლებლობები და მაკონტროლებელი, როგორც ამისი ნაწილი, უნდა მოერგოს მრავალწახნაგოვან მასპინძლობის ინდუსტრიის.

სასტუმროს შესყიდვების ფუნქცია

გასული საუკუნის 90 წლებამდე სასტუმროს შესყიდვების ფუნქცია დიდად არ შეცვლილა. ჩვენი დროის ეკონომიკაში სასტუმროს მომგებიანობისადმი მიდგომა შეიცვალა. მომგებიანობა ამჟამად ისევე მნიშვნელოვანია, როგორც ხარისხის დონის შენარჩუნება. ამან მოიტანა ახლებური ინტერესი შესყიდვების ფუნქციისადმი და უდიდესი მნიშვნელობა დაეთმო ფასების ეკონომიას. თუმცა, ფასების ეკონომია ძნელი სულაც არაა – მთავარი გამოწვევა მდგომარეობს სტანდარტული სპეციფიკაციის საქონელში ეფექტიანი ფასის გადახდა.

სასტუმროსათვის შესყიდვები საჭიროებს გაცილებით მეტს, ვიდრე სამი კონკურენტული შემოთავაზებიდან ყველაზე იაფის არჩევა. შესყიდვის ჭეშმარიტი განსაზღვრება ასეთი უნდა იყოს: „სწორი პროდუქტის შესყიდვა სწორ ადგილსა და სწორ დროს“. განაცხადი მარტივად ჟღერს. თუმცა, როდესაც ეს ეხება ასობით დასახელების პროდუქტს, რომელსაც ყიდულობს სასტუმრო, ეს უზარმაზარი გამოწვევა ხდება შესყიდვების მენეჯერისათვის. შესყიდვების ფუნქცია ემსახურება სასტუმროს ყველა დეპარტამენტს, იქნება ეს ქიმიური საწმენდი საშუალებები დალაგების დეპარტამენტისათვის, თუ საოფისე საქონელი აღრიცხვის დეპარტამენტისათვის და სურსათი და სასმელი რესტორნებისათვის.

შესყიდვების მენეჯერი, როგორც წესი, ექვემდებარება სასტუმროს მაკონტროლებელს, ან სასტუმროს ფინანსური კონტროლის სამსახურს, თუმცა, როგორც სჩანს ეს მიდგომა მალე შეიცვლება, რადგან არსებობს შესყიდვების ფუნქციისადმი უფრო ოპერატიული მიდგომის საჭიროება.

შესყიდვების ფუნქციის მზარდი მნიშვნელობის გამო, შესყიდვების მენეჯერის მისია მდგომარეობს პროდუქტებისა და მომსახურების ეფექტიან ფასად შეძენაში, რაც დააკმაყოფილებს ან გადააჭარბებს მომხმარებლის მოთხოვნებს. შესყიდვების მენეჯერი მუდმივად უნდა აფასებდეს პროდუქტის სპეციფიკაციებს, რათა დანერგოს ახალი პროდუქტები და ტექნოლოგიები. მომხმარებელთა მოლოდინის განსაკუთებული მოთხოვნების მიმოხილვა ეხმარება შესყიდვების მენეჯერს პროდუქტის შეფასებაში.

შესყიდვების ფუნქცია განიცდის ცვლილებას რიგი მიზეზების გამო. უკანასკნელი 5–10 წლის განმავლობაში სასტუმრო ინდუსტრიამ განიცადა უზარმაზარი ზრდა. ამ ზრდამ მოიტანა დამხმარე საქმიანობების – მარკეტინგის, აღრიცხვის, შესყიდვების და დაჯავშნის სისტემების ეკონომიის მაშტაბები. ბევრ დღევანდელ სასტუმრო კომპანიამ მოახდინა შესყიდვების ფუნქციის ცენტრალიზაცია. ისინი დებენ შესყიდვის ხელშეკრულებებს მწარმოებლებთან და ახდენენ პროდუქტის დისტრიბუციას წინასწარ განსაზღვრული სადისტრიბუციო არხებით.

შესყიდვების ორგანიზება.

შესყიდვების დეპარტამენტს შეუძლია ორგანიზება სამი ძირითადი მიმართულებით:

·         ადმინისტრაციული – ეს მიმართულება მოიცავს ფასწარმოქმნას, პადრიადჩიკების სელექციას და არასასაწყობე საქონლის შეძენას. არასასაწყობე საქონელი არის საქონელი, რომლის შეძენა ხდება მყისიერი გამოყენებისათვის, ან ინახება სასტუმროს სხვადასხვა დეპარტამენტებში.

·         მიღება – არსებობს მიღების ორი კატეგორია: (1) სასტუმროს საქონელი, რომელიც თავსდება საწყობის შესყიდვების განყოფილებაში, ან მყისიერად გადაეცემა მომთხოვნ დეპარტამენტს ან სტუმარს/სტუმართა ჯგუფს; და (2) საქონელი, რომელიც გაეგზავნა რეგისტრირებულ, ან სავარაუდო სტუმარს/სტუმართა ჯგუფს.

·         გაცემა – პროდუქტის გაცემა არის ორი კატეგორიის: (1) მოსახმარი სურსათი და სასმელი, რომელიც შედგება ყველანაირი სურსათისაგან და სასმელებისგან და ნარევებისაგან, და ინახება შესყიდვების დეპარტამენტის საწყობში; და (2) საოფისე საქონელი, დაბეჭდილი ფორმები და თეთრეული. ესაა მხოლოდ მცირე ჩამონათვალი სასტუმროსათვის საჭირო საქონლისა.

ნაწილობრივი ორგანიზაციული სქემა მოცემულია ქვემოთ.

დეპარტამენტებს შორის ურთიერთობები

უმთავრესია, რომ შესყიდვების მენეჯერმა განავითაროს მჭიდრო კავშირი სასტუმროს სხვა ძირითად მენეჯერებთან. ეს ურთიერთობა უნდა ემყარებოდეს ნდობას, სამართლიანობას და ინტეგრაციას. ძირითადი მენეჯერები არიან:

·         კორპორატიული შესყიდვების მენეჯერი

·         სასტუმროს გენერალური მენეჯერი

·         აღმასრულებელი ასისტენტი/ოპერირების მენეჯერი

·         სურსათისა და სასმელის დირექტორი

·         აღმასრულებელი შეფ–მზარეული

·         ჰაუზქიფინგის დირექტორი.

ურთიერთობები შესყიდვების მენეჯერსა და სხვა დეპარტამენტებს შორის მიმდინარეობს რეგულარულად. ძალიან ხშირია სიტყვიერი ურთიერთობა, ტელეფონით ან პირადად. ინტერნეტის შემოღების შემდეგ ეს ურთიერთობა უფრო ეფექტიანი გახდა, რადგან ამ შემთხვევაში შესაძლებელია ერთდროული ურთიერთობა დიდი რაოდენობის ხალხთან. შესყიდვების მენეჯერის უმეტესი ყოველდღიური ურთიერთობებისა ძირითად მენეჯერებთან ეხება შემდეგ საკითხებს:

·         გენერალური მენეჯერი/აღმასრულებელი ასისტენტი: ხარისხის ცვლილებასთან დაკავშირებული საკითხები და მსჯელობა კაპიტალურ ხარჯებზე (განისაზღვრება $2,000–ზე ძვირი აღჭურვილობის შეძენითა და განახლებით).

·         აღმასრულებელი შეფ–მზარეული: ნებადაურთავი სურსათის შეძენის საკითხები და ინფორმაცია დაკავშირებული ღვინის, სპირტიანი სასმელების და ლუდის შეძენასთან.

·         ჰაუზკიპინგის დირექტორი: თეთრეულის, ტუალეტის ქაღალდის, ქაღალდის ხელსახოცების, უნიფორმების, სარეცხი და საწმენდი საშუალებების შეძენის კოორდინაცია.

შესყიდვების კარგი მენეჯერი შესყიდვის გადაწყვეტილების მიღებისას ემყარება ისეთივე კრიტერიუმებს, როგორც ბიზნესში – მონაცემებს. ერთი ადამიანი შეუძლებელია იყოს  ყველა არსებული საქონლის ექსპერტი. ეს პროდუქტები პერიოდულად უნდა გამოიცადოს იმაში დასარწმუნებლად, რომ ისინი აკმაყოფილებენ ან აღემატებიან სპეციფიკაციას. ასე, მეხორცე ყოველთვიურად ამოწმებს ხორცის სხვადასხვა ნაჭრების გემოს; დამოუკიდებელი ლაბორატორია წელიწადში ერთხელ ამოწმებს თეთრეულის ხარისხს.

შესყიდვის წყაროები.

არსებობს უამრავი ინფორმაციის წყარო მწარმოებლებზე. ტექნიკური მონაცემების ხელმისაწვდომია. მომწოდებლები წარმოადგენენ ინფორმაციის საუკეთესო წყაროს.  პროდუქტების იდენტიფიცირების უახლეს და უდიდეს წყაროს წარმოადგენს ინტერნეტი.

შესყიდვების მენეჯერის სამუშაო დღე

7:00. სურსათისა და სასმელის ხარისხის ინსპექტირება სასტუმროში შემოტანისთანავე. ეს მოიცავს – არასწორ ან ცუდ პროდუქტზე უარის თქმას და შემდეგ შესაბამის მომწოდებელთან დაკავშირებას საკითხის გამოსასწორებლად ან ახალი წყაროს მოსაძიებლად, თუ აუცილებელია. სასტუმროს სიდიდიდან და ბიზნესის დონიდან გამომდინარე ყოველდღიური შესყიდვებოს მოცულობა მერყეობს $3,000–დან $50,000–მდე.

9:00–11:00. ყოველდღიურ თათბირზე დასწრება კეიტერინგის დეპარტამენტსა და საბანკეტო დეპარტამენტში დაგეგმილი საბანკეტო ღონისძიებების განსახილველად. ყველა დაგეგმილი ფუნქციისათვის დარბაზების, მენიუს მომზადების  და რაც ყველაზე მთავარია – გარანტირებული დასწრების მიმოხილვა.

12:00. მთელი შეძენილი სურსათი და სასმელი მიღებული და გაცემულია. ინვენტარი უკვე გატანილია საწყობში მომდევნო დღის საჭიროებისათვის. არსებული საქონლისა და ბანკეტისათვის მოთხოვნების მიმოხილვის შემდეგ ხდება მომწოდებლების შერჩევა, რომელთა რაოდენობა ხშირად 25–ს აღწევს.

შუადღის დარჩენილი დრო ხმარდება სურსათისა და სასმელის მარაგების შეძენას.

საერთოდ, შესყიდვების მენეჯერის საშუალო სამუსაო კვირა 50–60 საათია და შესაძლოა ვრცელდებოდეს შაბათ–კვირაზეც. 

თავისი საქმიანობაში სხვადასხვა საკითხებს შესყიდვების მენეჯერი სხვადასხვა დროს ანდომებს:

·         შეიმუშავებს და მონიტორინგს უწევს შემსყიდველი გუნდის პოლიტიკას, პროცედურებსა და შესრულების ამოცანებს (საქმიანობის 20%);

·         ითხოვს კონკურენტული ფასების კვოტირებას (30%);

·         ზედამხედველობს შემსყიდველ სტაფს (40%);

·         სხვადასხვა მიმდინარე საქმიანობა (10%).

შესყიდვების სხვა სტაფს განეკუთვნებიან საწყობის ზედამხედველი და კლერკი.

საწყობის ზედამხედველის ფუნქციები და სამუშაო დროის განაწილება:

·         პროდუქტისა და სასმელების კლერკების ზედამხედველობა და დახმარება საჭიროების      შემთხვევაში (საქმიანობის 50%);

·         ყოველდღიური პროდუქტის  განაცხადის მომზადება (5%);

·         ნახევარი კვირის პროდუქტის  განაცხადის მომზადება  (5%);

·         მუდმივი საქონლის (ბრენდი, ლუდი, ღვინო) მოვლა–პატრონობა (5%);

·         შესყიდვების მენეჯერის დახმარება შეკვეთის მომზადებაში  (2%);

·         და ა.შ.

საწყობის კლერკის / სასმელების კლერკის ფუნქციები და სამუშაო დროის განაწილება:

·         პასუხისმგებლობა პროდუქტის მეორად გულდასმით ინსპექტირებაზე მისი     დასაწყობებისთანავე და ბრუნვისას;  სასაწყობე თაროებზე მისი სწორი განთავსების უზრუნველყოფა (25%);

·         სანიტარიის მაღალი სტანდარტებისა და საქონლის ორგანიზების უზრუნველყოფა (10%);

·         მონაწილეობა საწყობის ყოველთვიურ ინვენტარიზაციაში (10%);

·         დოკუმენტაციის დროულად და სრულყოფილად წარმოება (40%);

·         სხვადასხვა (15%).

კორპორატიული ხელმძღვანელობა და ურთიერთობა.

კორპორატიული ხელმძღვანელობა და კონტროლი განსხვავებულია სხვადასხვა სასტუმრო კომპანიაში. როგორც ზოგადი წესი, სასტუმრო კომპანიები ფრენჩაიზებზე უფრო მეტად არიან ჩართულნი სასტუმროს პოლიტიკასა და პროცედურებში. ასევე ვარირებს შესყიდვების მენეჯერის სტანდარტების მინიმუმი.

შესყიდვების კორპორატიული ფუნქცია ჯერ კიდევ განიხილება სკეპტიკურად, თუმცა არა ისე, როგორც წარსულში. დღეს, შესყიდვები არამომგებიანი საქმიანობაა და შექმნილია იმისათვის, რომ სარგებელი მოუტანოს სასტუმროს. იდეა გააკეთო მეტი ნაკლები დანახარჯით გამოდგება როგორც კორპორატიულ, ისე ინდივიდუალურ ობიეტებისათვის. შესყიდვების სისტემის ყველაზე მეტად ეფექტიანი მეთოდი მდგომარეობს დოლარების ხარჯვისა და ყველაზე მეტად ეფექტიანი ფასებით ძვირი საქონლის შეძენის მიზანში ამოღება. კორპორატიული სასტუმროების შესყიდვების ოფისები ამჟამად ამ მიზნის განხორციელებისათვის იბრძვიან.

ამგვარად, სასტუმროს შესყიდვები ყველაზე ეფექტიანი გზით უნდა ფოკუსირდებოდეს რესურსებზე. წარსულში გამოიყენებოდა „მძიმე ხელის“ მიდგომა მომწოდებლებთან საკითხების მოგვარებაში. რადგან დღეს ჩვენ მივდივართ ძირითად მომწოდებლებთან პარტნიორული ურთიერთობის დამყარების გზით, ჯგუფური მუშაობის მიდგომა მოითხოვს როგორც სასტუმროს, ისე მომწოდებლის სიძლიერეზე დამყარებული გარემოს შექმნას. ამას ახლა უწოდებენ ჯაჭვური მიწოდების მენეჯმენტს (supply-chain management).